Året lider mot sitt slut och arbetet med bostadsrättsföreningens bokslut och årsredovisning är i full gång. För att skapa ett smidigt och korrekt bokslut för er bostadsrättsförening, så behöver ni i styrelsen säkerställa att allt underlag finns på plats i god tid. I den här artikeln går vi igenom vad som behöver göras, och hur vi kan hjälpa er på vägen.
1. Protokoll – viktiga underlag till bostadsrättsföreningens bokslut
För att slutföra bokslutsarbetet behöver er ekonomiska förvaltare kopior på samtliga stämmoprotokoll och styrelseprotokoll för året. Observera att revisorerna kräver att protokollen är signerade och justerade. Dessa kan ni antingen ladda upp i vår kundportal, PHM Digital, skicka in till oss elektroniskt i PDF-format alternativt i fysisk form per post.
2. Intyg av föreningens handkassa
Har er bostadsrättsförening en handkassa, så behöver ni i brf-styrelsen intyga saldot senast den sista december. Ni behöver också skicka in samtliga kvitton för eventuella insättningar och uttag. För att underlätta arbetet så tillhandahåller vi en blankett för detta, och vet ni i styrelsen med er att ni har handkassa i bostadsrättsföreningen, så ni behöver ni kontakta er kundansvarige förvaltare gällande blankett.
3. Förvaltningsberättelse – styrelsens möjlighet att sätta ord på året
I förvaltningsberättelsen beskrivs årets viktigaste händelser i bostadsrättsföreningen. Vill ni i styrelsen ha en egen text till förvaltningsberättelsen skickas denna in till er ekonomiska förvaltare. Denna text är inget krav i årsredovisningen men ett bra verktyg för styrelsen att lyfta fram betydelsefulla händelser till bostadsrättsföreningens medlemmar. Texten publiceras i avsnittet ”Styrelsens ord” och kompletterar den formella delen av förvaltningsberättelsen som vi upprättar.
4. Hjälp oss att göra årsredovisningen mer informativ
Vi vill gärna öka kvaliteten i årsredovisningen gentemot medlemmar och intressenter genom att informera om tidigare underhåll som är utfört i bostadsrättsföreningen. Har ni i brf-styrelsen möjlighet att inkomma med en detaljerad lista på historiskt utfört underhåll tar vi tacksamt emot denna information. Vi önskar också att ni skriver om det planerade underhållet 5 år framåt i tiden. Denna information skapar transparens och trygghet inför medlemmar, köpare och andra intressenter.
5. Tryck av bostadsrättsföreningens årsredovisning
Inför bostadsrättsföreningens årsstämma så ska varje medlem få tillgång till ett exemplar av årsredovisningen. Vi hjälper er gärna och bistår med tryck av denna. För aktuell prisinformation, kontakta er kundansvarige förvaltare.
6. Boka lokal till föreningsstämman
Inför den kommande föreningsstämman är det viktigt att i god tid säkerställa att ni har en lämplig lokal bokad. Välj gärna en plats som rymmer alla medlemmar, har god tillgänglighet och erbjuder rätt teknik om ni planerar att visa presentationer eller genomföra digitala moment. Vi rekommenderar att ni bokar lokalen så snart datumet är fastställt.
7. Skicka ut kallelse till alla medlemmar i bostadsrättsföreningen
När datum och lokal för föreningsstämman är fastställda behöver kallelse skickas ut till samtliga medlemmar i enlighet med föreningens stadgar. Här är det viktigt att säkerställa att kallelsen når alla i rätt tid. En tydlig kallelse med dagordning och praktisk information skapar trygghet och säkerställer att alla medlemmar får information
8. Deltagande på föreningsstämman
Då det är mycket att tänka på när man ska anordna föreningsstämma, så har vi på Bredablick flera alternativ där vi kan hjälpa till att genomföra er föreningsstämma på det vis som passar just er förening och era medlemmar bäst.
Som en av våra mest populära tilläggstjänster, så erbjuder vi deltagande som antingen ordförande eller ekonomisk förvaltare på er föreningsstämma. Som ordförande kan vi hjälpa till med föreningsstämman från kallelse till signerat protokoll. Under själva föreningsstämman agerar vi ordförande samt presenterar årsredovisningen för era medlemmar. Som ekonomisk förvaltare presenterar vi årsredovisningen och revisionsberättelsen samt svarar på frågor kring dessa.
Vi kan även erbjuda fysisk föreningsstämma i kombination med en digital omröstning, alternativt digital årsstämma om ni har uppdaterat era stadgar. Vi kan också erbjuda digital medverkan på föreningsstämman via länk, där vi går igenom årsredovisningen och revisionsberättelsen.
Vill ni veta mer om deltagande på stämma, så ber vi er att kontakta er kundansvarige förvaltare för mer information.
